Docházka 3000 – Pracovní poměry
monost evidovat více pracovních poměrů zaměstnanců
Docházkový systém Docházka 3000 umí od verze 6.56 evidovat a vyhodnocovat více pracovních poměrů u zaměstnanců. Tuto funkcionalitu musí administrátor nejprve zapnout v menu „Firma / Editace údajů“ zatrením poloky „Povolit více pracovních poměrů u zaměstnanců“. Modul pracovních poměrů pak vlastně nahradí dosavadní modul typů práce a funguje téměř identickým způsobem jako původní typy práce. Je tedy třeba říci, e docházka buď umoňuje typy práce nebo pracovní poměry. Nikoli kombinace obou. Pokud nepotřebujete evidovat více pracovních poměrů jednoho zaměstnance, výe uvedenou poloku ani nezapínejte, tento návod nepotřebujete a program pak bude automaticky pouívat pouze jeden (hlavní) pracovní poměr.
Pracovní poměry je třeba nejprve nadefinovat v menu Firma / Pracovní poměry - zadání
Poté si je pracovnici v průběhu pracovní doby čipují buď na terminálech nebo přes PC
Vyhodnocení se provádí v menu Ostatní / Pracovní poměry
Tato příručka popisuje vechny 3 výe uvedené kroky plus některé dalí podrobnosti.
1. Definice pracovních poměrů – menu Firma / Pracovní poměry - zadání
Poměry je třeba nejprve nadefinovat v menu Firma / Pracovní poměry. V horním formuláři „Zakládání pracovních poměrů“ zadáváte jméno pracovního poměru a jeho číslo v rozsahu 1 a 99. Hlavní pracovní poměr je automaticky přednastaven a má vdy kód 0 (nula) a je vdy zahájený. U ostatních můete nastavovat také stav – pozastavený nebo ukončený poměr nelze čipovat. Pokud jej některý pracovník na terminálu zadá, docházka číslo zahodí a pouije nulu – Hlavní PP. Čipovat lze pouze prac. poměry ve stavu Zahájený.
Přes tlačítko „Nastavení příplatků“ lze zadat příplatky ke vem vlastním poměrům kromě hlavního. Tyto hodinové příplatky pak umí program vyhodnotit i v sumárních sestavách jako je výkaz, výsledovka, přehledka, xml export atd.
Ve spodním formuláři je třeba nastavit práva pro čipování jednotlivých pracovních poměrů. Právo se nastavuje tak, e vyberete poměr a k němu kategorii. Ke kadému pracovnímu poměru je moné zadat více kategorií – postupným zaloením více řádků. Tímto zajistíte, e pouze zaměstnanci ve zvolených kategoriích budou mít monost zvolené pracovní poměry čipovat v docházce. Pokud jej čipne někdo z kategorie, která není k poměru přidělena, program číslo práce zahodí – nastaví nulu a práce bude započtena do hlavního pracovního poměru.
Tímto tedy například zajistíte, e uklízečky, které mají vlastní kategorii, nebudou moci některé pracovní poměry zadávat. Kategorii patřící uklízečkám prostě k pracovnímu poměru nepřiřadíte. Hlavní pracovní poměr (s kódem nula) je vdy přidělen ke vem kategoriím.
V horní tabulce je vyuito nastavení hodinové sazby, které poté můe slouit pro vyhodnocení mezd.
Ukázka nastavení sazeb přes tlačítko „Nastavení příplatků“:
Příplatky se vyhodnocují nejen ve vyhodnocení pracovních poměrů (Ostatní / Pracovní poměry), ale také v exportu výsledovky pro přenos do mezd (Ostatní / Výsledovka), nebo přímo v mzdovém modulu, který je součástí Docházky 3000 (Ostatní / Mzdy).
Poslední tlačítko, které je v menu „Firma / Pracovní poměry – zadání“ k dispozici, je tlačítko „Přečíslovat pracovní poměry“. Toto vyuijete, pokud máte čipovací docházkové terminály BM-Term nebo BM-termPlus napojené na řídící jednotku BM-RJ02. Zde je toti omezení, e rozsah čísla typu práce, který se pouívá právě pro čipování pracovních poměrů, je opravdu pouze 0 a 99. U terminálů bez řídící jednotky toto omezení není, ale v off-line zapojení s RJ je rozsah čísel takto omezen. Proto pokud byste náhodou měli pracovních poměrů hodně (přes 99) a některý ji nebude dále vyuíván, je moné jej tímto tlačítkem přečíslovat na vyí číslo 100 a více. Tento prac. poměr sice nebude moné z terminálu zadávat, ale to nevadí, protoe je stejně ukončen. Původní číslo se Vám tak uvolní pro nový poměr. Take v programu stále budou staré ji neplatné pracovní poměry dohledatelné (budou mít čísla 100 a více), ale čísla 1 (0) a 99 jsou volná pro poměry aktivní a starými ukončenými nejsou blokována.
Tato situace je ale zřejmě pouze teoretická, protoe tolik typů pracovních poměrů jiných ne pracovní poměr hlavní zřejmě v běné firmě nikdy nevznikne.
2. Čipování práce na pracovních poměrech zaměstnanci
Jak ji bylo řečeno výe, zaměstnanci mohou pracovní poměry zadávat jak při čipování přes počítač, tak pomocí terminálů na čipy, karty, otisky prstu atd. Na terminálech je tlačítko či volba označena větinou jako typ práce nebo pracovní kód.
Zaměstnanec, který ji při příchodu do práce větinou ji ví, na jakém pracovním poměru bude práci vykonávat, zadá jeho číslo ji při čipování tohoto prvního ranního příchodu takto:
a) Při čipování na PC vybere číslo prac. poměru ze seznamu u poloky Prac.poměr před vloením příchodu.
b) U terminálu BM-term zmáčkne klávesu * (hvězdička), vyuká číslo poměru a přiloí kartu/čip.
c) U terminálu BM-termPlus zmáčkne klávesu Typ Práce, vyuká číslo práce a přiloí kartu/čip.
d) U biometrického terminálu přiloí prst a na výzvu „Pracovní kód“ zadá číslo pracovního poměru a zmáčkne OK. U těchto terminálů musí být podpora prac.kódů v nastavení terminálu zapnuta na volbu Mode1 a v docházce musí být formát terminálu správně nastaven, aby byl prac.kód převeden na pracovní poměr (označený jako typ práce) a ne na číslo přeruení/absence.
Pokud číslo poměru při první příchodu nezná, čipne si normální příchod bez kódu poměru (u čipování přes PC nechá typ práce 0-Hlavní PP). Jakmile číslo pracovního poměru zjistí, čipne si změnu ppoměru takto:
a) Při čipování na PC vybere místo volby Příchod/Odchod poloku Změna PP a ze seznamu poměr.
b) U terminálu BM-term zmáčkne klávesu C, vyuká číslo poměru a přiloí kartu/čip.
c) U terminálu BM-termPlus zmáčkne klávesu Změna práce, vyuká číslo poměru a přiloí kartu/čip.
d) U biometrického terminálu zmáčkne funkční klávesu pro změnu práce (nutno nastavit pomocí vlastního formátu terminálu – viz dokumentace k zařízení) přiloí prst a na výzvu „Pracovní kód“ zadá číslo poměru, OK.
Takto můe měnit práci na různých pracovních poměrech i několikrát v průběhu dne. Důleitý rozdíl je v tom, e při změně poměru musí mít předchozí identifikaci buď příchod, nebo změnu PP. Změna poměru toti k existujícímu příchodu zapíe odchod a hned automaticky zaloí dalí příchod ji s novým číslem pracovního poměru. Změna poměru tedy ukončí předchozí seanci a zaloí novou. Proto je nutné správné zadávání na terminálu, aby logicky navazovaly identifikace.
Není tedy moné při prvním čipování tento den (první příchod) pouít změnu práce. Ta se pouívá a v průběhu ji započaté pracovní doby. Při čipování na PC program při zadávání prvního příchodu nebo po odchodu (např. na krátkodobé přeruení) ani volbu pro změnu prac. poměru nenabídne. Ale při čipování na terminálu je třeba logiku dodret.
Pokud ji pracovník odchází domů (končí směnu) nebo odchází na přeruení (např. na oběd), stačí čipnout normální odchod. Zadá-li při odchodu rovně číslo pracovního poměru, je tento pouit pro celou poslední seanci (poslední pár příchod – odchod). Toho lze vyuít v tom případě, kdy poměr při příchodu nezadal, během dne pracoval jen na jediném typu práce a zapomněl jej změnou poměru zadat. Při odchodu tedy můe dodatečně takto učinit.
Pokud se následně do práce opět vrací a chce číslo pracovního poměru zadat, nepouije změnu práce (!), ale zadá práci jako u prvního příchodu (např.u BM-term přes hvězdičku).
Je třeba také upozornit na předvolenou funkci programu pro zamezení dvojích identifikací – zahození duplicitního čipnutí. Mezi jednotlivými čipnutími stejného pracovníka by měla uplynout alespoň 1 minuta. Jinak bude druhé a dalí čipnutí ve stejnou minutu zahozeno jako duplicita.
Nyní ukázka, jak vypadá výpis docházky s uvedenými prac. poměry, které pracovník během dne dělal:
Na prvním příkladu vidíme docházku paní Konečné:
Paní přila v 5:55 a nedala ádný prac. poměr. V 6:03 se dověděla, jakou práci bude dělat a tak si čipnutím změny práce zadala poměr 5 (číslo v hranatých závorkách), kde pracovala a do odchodu v 14:32.
Prvních 8 minut je tak automaticky započteno do hlavního pracovního poměru (číslo 0). Bylo by moné celou práci nechat započítat do poměru 5 tak, e by nečipovala změnu poměru, ale musela by si při čipování odchodu pracovní poměr 5 zadat. Tedy při odchodu nezapomenout, e pracovní poměr nebyl doposud nastaven. Pak by bylo ve včetně úvodních 8 minut započteno do poměru 5 – na výpise by byl u tohoto dne jen jeden řádek.
Na druhé výpise je docházky pana Rosického:
Ten hned při prvním příchodu věděl, e bude pracovat na pracovním poměru 1, take hned při příchodu poměr zadal (na BM-term hvězdičkou). Práci dělal a do 11:20, kdy odeel na oběd/přestávku (kód abs.7).
Pokud by poměr nezadal ráno při příchodu, mohl jej zadat i v tomto okamiku, kdy čipuje odchod na oběd. Postup na BM-term by byl tento - zmáčkne B (odchod), 7 (přestávka/oběd, tedy absenci na kterou odchází), * (hvězdičku-typ práce), 1 (číslo poměru ze kterého odchází), přiloí kartu/čip.
Poté se v 11:56 vrací z oběda zpět do práce a zrovna zadává, e bude pracovat opět na poměru 1. Postup na BM-term: zmáčkne A(příchod) můe ale nemusí zmáčknout 7 (příchod z oběda, ale program jej umí doplnit sám), * (hvězdička-zadání práce), 1 (čislo poměru na kterém bude dělat), přiloí kartu/čip.
Ve 13:04 přestal pracovat na poměru 1 a přeel na poměr 2. Vyuil tedy změnu práce. Na Bm-term zmáčkne C (změna práce), 2 (poměr na který přechází), přiloí kartu/čip.
Ve 13:45 se opět vrátil k poměru 1 – pomocí změny práce nahrál kód 1, čím ukončil předchozí poměr 2.
V 15:22 čipnul odchod - odele domů. Na Bm-term pouze přiloí kartu/čip, nemusí mačkat nic. Ale výsledek by byl stejný i pokud by zmáčkl B (odchod), * (hvězdičku – zadání poměru), 1 (číslo poměru který doposud dělal), přiloení karty/čip. Výsledek bude v tomto případě stejný, protoe pokud nezmáčkne nic, program ve doplní.
Velice důleité je tedy správné zadávání – logické návaznosti seancí příchod-odchod. Pro kadou seanci (pár příchod-odchod) je pouze jeden pracovní poměr (v hranatých závorkách).
Pracovní poměry tedy definují něco úplně jiného ne přeruení (krátkodobé absence).
Pracovní poměr říká, co pracovník dělal mezi příchodem a odchodem. Tedy v době, kdy byl na pracoviti.
Kdeto přeruení (krátkodobá absence) říká, co dělal v době, kdy na pracoviti nebyl.
Například kód absence u příchodu říká, co dělal předtím, ne přiel. Kód absence u odchodu říká, co bude dělat (na jakém bude přeruení) poté, co odejde. Dostupné kódy přeruení (můe jich být max.20) a rozsah jejich uznávání se nastavuje v kategoriích ve 20 tabulkách pro kódy 1 a 20.
Zatímco pracovní poměry se nastavuje v menu Firma / Pracovní poměry - zadání a rozsah uznávání je daný pohyblivou pracovní dobou nastavenou v kategoriích v zelené tabulce základních parametrů.
3. Vyhodnocení pracovních poměrů – menu Ostatní / Pracovní poměry
Nyní ji přistoupíme k vyhodnocení pracovních poměrů, které pracovnici v docházce načipovali.
Přestoe se vyhodnocené doby uznané na pracovních poměrech a výe jejich příplatků přenáí i do exportů výsledovky, xml exportu, výkazu, přehledky a některých dalích sestav, jedná se pouze o sumarizaci v těchto sestavách. Podrobné vyhodnocení práce na pracovních poměrech se dělá v menu „Ostatní / Pracovní poměry“. Toto je hlavní sestava pro vyhodnocení pracovních poměrů.
Nejprve se zobrazí formulář pro zadání podmínek k provedení vyhodnocení.
Zadáme tedy v pravém horním formuláři jaké pracovníky chceme vyhodnotit. Je moné zvolit buď vechny, nebo jednotlivá oddělení, případně jmenovitě jednoho ze zaměstnanců.
Dále zvolíme, které pracovní poměry chceme do vyhodnocení zahrnout. Opět je moné zvolit buď vechny, nebo jen konkrétní typ.
Následně buď vybereme konkrétní období zadáním datumů do poloek Od: - Do: a poté spustit výpočet tlačítkem „Vybrané období“. Nebo program ve formuláři nabízí i rychlí výběr Minulého týdne, Minulého měsíce či Tohoto měsíce. Pak stačí kliknout přímo na tlačítko dle jeho názvu a není třeba datumy vyplňovat.
Poté se spustí výpočet a příprava dat. Toto můe nějakou dobu trvat. Program po chvilce začne vypisovat které zaměstnance právě počítá a jaké poměry. Je tedy třeba vyčkat na doběhnutí konce výpočtů, které mohou trvat v závislosti na rychlosti PC, délce vybraného období, počtu zaměstnanců a mnoství načipovaných záznamů i několik minut.
Pokud se v průběhu výpočtu na konci řádku u některého pracovníka zobrazí červené vykřičníky, je v jeho docházce chyba. Například si zapomněl čipnout odchod. Jeho data tedy nemusí být (a zpravidla nejsou) spočtena správně a je třeba jeho docházku opravit. A poté spustit výpočet znovu.
Jakmile je výpočet dokončen, zobrazí se dole na konci stránky tlačítko Dále, na které stačí kliknout a následně se zobrazí sestava s výsledky. Viz ukázka:
Výsledná sestava je rozdělena na dvě tabulky. Horní tabulka je sumář za zaměstnance. Spodní tabulka je sumář za pracovní poměry. Pokud byly definovány příplatky (hodinové sazby – viz str. 2), jsou sumarizovány jejich výpočty. U horní tabulky je moné přepínat výpis tříděný buď podle pracovníků nebo podle typu práce.
Dále je moné horní tabulku pomocí tlačítka Podrobně přepnout na denní zobrazení. Viz ukázka:
Horní tabulku „Čas odpracovaný jednotlivými pracovníky pracovních poměrech“ je tedy moné pouít jako podklad pro ohodnocení pracovníků. Spodní tabulka „Souhrny odpracovaných časů na jednotlivých pracovních poměrech“ zase nabízí přehled vytíenosti jednotlivých pracovních poměrů a jejich cenu (výi příplatků).
Číslo poměru je moné zadat i pro celodenní absence. Co je vhodné například u celodenních sluebních cest a podobně. Lze tedy určit, do jakého pracovního poměru má být práce mimo pracovitě (na sluební cestě, montái a podobně) započtena.
Při vyuití sazeb jako příplatků pro zaměstnance oceníte i to, e se tyto údaje přenáí do exportu výsledovky (Ostatní / Výsledovka), take je moné je vyuít ve mzdovém systému.
Příplatky jsou zohledněny také ve mzdovém modulu, který je součástí samotné Docházky 3000. Ten najdete v menu Ostatní / Mzdy.
Od verze systému 6.56 se prvních 100 prac. poměrů (s čísly 0 a 99) přenáí i do exportu výsledovky, výkazu a xml exportu. U posledních dvou pod čísly mzdových sloek 400 (pro poměr 0 - Hlavní) a 499 (pro poměr 99).